檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把多種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　數(shù)字化加工所涉及的行業(yè)也很多，有檔案館、證券、銀行、金融管理機構、保險機構、黨政機關（公檢法、國土局、社保局、市場和質量監(jiān)督管理委員會、民政局、食品藥品監(jiān)督管理局、環(huán)境保護和稅務局、不動產登記中心）醫(yī)院、學校、企業(yè)等檔案較多的企事業(yè)單位。

　　實行檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

　　一、提高經濟效益

　　數(shù)字化檔案不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起極為方便快捷，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二、提高辦公效率

　　在呼市檔案整理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領導決策提供服務。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強檔案原件保護

　　將紙制檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案使用安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其好的保護，通過檔案數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。