檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把多種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　在內(nèi)蒙古檔案數(shù)字化加工所涉及的行業(yè)也很多，有檔案館、證券、銀行、金融管理機(jī)構(gòu)、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、黨政機(jī)關(guān)（公檢法、國土局、社保局、市場和質(zhì)量監(jiān)督管理委員會、民政局、食品藥品監(jiān)督管理局、環(huán)境保護(hù)和稅務(wù)局、不動(dòng)產(chǎn)登記中心）醫(yī)院、學(xué)校、企業(yè)等檔案較多的企事業(yè)單位。

　　檔案管理系統(tǒng)

　　1.采用JAVA語言開發(fā)。

　　2.支持MySQL、MS SQL Server2000、ORACLE9i數(shù)據(jù)庫。

　　3.系統(tǒng)支持windows/linux等操作系統(tǒng)。

　　4.實(shí)現(xiàn)跨平臺網(wǎng)絡(luò)化的文件、檔案及資料綜合管理系統(tǒng)。

　　5.自定義功能強(qiáng)大、可自行增加功能、設(shè)置界面、設(shè)計(jì)報(bào)表、以及增加文檔類型，適應(yīng)個(gè)性化需求。

　　6.支持手寫批注，實(shí)現(xiàn)借閱臺賬的完全電子化。

　　7.支持全文檢索，檔案查詢快捷準(zhǔn)確。

　　實(shí)行檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

　　一、提高經(jīng)濟(jì)效益

　　數(shù)字化檔案不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　二、提高辦公效率

　　數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

　　將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案使用安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其好的保護(hù)，通過檔案數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。