檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把多種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　數(shù)字化加工所涉及的行業(yè)也很多，有檔案館、證券、銀行、金融管理機構(gòu)、保險機構(gòu)、黨政機關(guān)（公檢法、國土局、社保局、市場和質(zhì)量監(jiān)督管理委員會、民政局、食品藥品監(jiān)督管理局、環(huán)境保護和稅務(wù)局、不動產(chǎn)登記中心）醫(yī)院、學(xué)校、企業(yè)等檔案較多的企事業(yè)單位。

　　在內(nèi)蒙古檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)具體說明

　　1.采用國際標(biāo)準(zhǔn)的TWAIN接口，支持所有基于該接口的標(biāo)準(zhǔn)掃描儀，目前市面上絕大部分掃描儀都支持該標(biāo)準(zhǔn)。

　　2.支持批量掃描，可以通過條碼作為文檔之間的分隔。

　　3.支持單/雙面掃描，可以進行插入掃描、追加掃描、替換掃描及刪除掃描。

　　4.支持中文掃描參數(shù)設(shè)置，可以方便進行掃描參數(shù)的設(shè)置，如紙張的大小、圖像類型、分辨率、掃描方式、亮度、對比度等，代替掃描儀自帶英文操作界面及復(fù)雜設(shè)置參數(shù)；支持掃描參數(shù)自定義并儲存、管理。

　　5.支持掃描預(yù)覽及圖像區(qū)域設(shè)置。

　　6.提供平板自動批量掃描功能，為那些不能使用滾輪掃描的紙張?zhí)峁┖玫膾呙璺绞健?/span>

　　7.支持單、雙數(shù)頁自動旋轉(zhuǎn)，支持自動裁剪空白邊。

　　8.支持TIFF、JPG、BMP三種圖像格式，并且互相之間可以進行格式轉(zhuǎn)換。

　　9.支持黑白、灰度、彩色燈多種圖像儲存。

　　10.支持CCITT Group4、JPG、LZW等多種壓縮算法。

　　實行檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

　　一、提高經(jīng)濟效益

　　數(shù)字化檔案不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二、提高辦公效率

　　數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強檔案原件保護

　　將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案使用安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其好的保護，通過檔案數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。